När man har skrivit på ett kontrakt med en ny medarbetare så är det ofta en ganska lång tid fram till att personen ska jobba sin första dag. Tiden där emellan är lätt att glömma bort, men värdefull och värd att lägga lite kärlek på: Det är den perioden som du har möjlighet att jobba med preboarding.
Ett påskrivet kontrakt hindrar inte en kandidat att få kalla fötter och ångra sitt beslut. Om du lämnar hen med en orolig magkänsla så ökar du risken att hen drar sig ut och aldrig börjar jobba med dig ändå.Tricket är att skapa en förväntan och förstärka den positiva bilden som hen har av arbetet (som ju fick hen att vilja jobba med dig). Det är viktigt att så fort som möjligt visa er lojalitet och göra att personen känner välkommen, uppskattad och inkluderad.
Redan innan första dagen så är målet att personen ska känna sig bekväm i sitt arbete och på sin arbetsplats. De allra flesta har nog känt stressen, nervositeten och ångesten som kan uppstå inför ett nytt jobb. Genom en bra preboarding kan ni minska dessa faktorer så att er nya medarbetare känner sig lugnare och tryggare vilket gör att de snabbare kommer in i jobbet när de väl börjar och chansen är större att de kommer stanna.
1.Visa att personen är en del av teamet
Ett bra sätt att få er nya medarbetare att känna sig välkommen är att skicka ut välkomstmail, både om personen, och till personen. Skicka ut ett mail till personalen där ni berättar om ert nyaste tillskott, lite om personens tidigare erfarenheter, varför personen fick jobbet eller någon anekdot! Cc:a till den nya medarbetarens privata mail så att teamet kan skicka iväg ett välkomstmail eller ringa och berätta lite om sig själva och hur de kommer att jobba ihop. Det kommer göra att tröskeln blir lägre första dagen, den anställde känner sig sedd och välkommen och påbörjar en relation med de nya kollegorna. En annan bra idé är att bjuda in till en lunch eller AW innan startdatumet och att bjuda in till viktiga möten eller konferenser (gällande det sistnämnda är det viktigt att poängtera att hen är där för att lära och iaktta, inte för att bidra).
2. Skicka ut ett välkomstpaket
Vem gillar inte när ett paket trillar in i brevlådan? Skicka ut en goodiebag till er nya kollega med ett välkomstkort, företagets branded merchendize och gärna något personligt. Har personen berättat att den har hund kanske ni kan skicka med lite hundgodis, har den barn kanske ni har företagströjor i små storlekar ni kan skicka ut. Visa att ni har lyssnat genom att göra paketet personligt helt enkelt.
3. Utse en mentor
Det är oundvikligt att inte ha många frågor när man är ny på jobbet, och ibland kan det kännas jobbigt att fråga hela tiden. För att göra det lite mindre jobbigt är ett bra tips att utse en mentor eller kompis till personen som kommer att vara hens to-go-to person där inga frågor är dumma frågor. Denna mentor följer sedan med under onboarding - men varför vänta tills dess? Be mentorn ringa upp den nya medarbetaren för att presentera sig och visa att de är där för alla frågor som finns redan innan starten.
4. Skicka ut en personalhandbok
Har ni inte någon personalhandbok kan en god idé vara att skriva ihop ett dokument att kunna skicka ut till nya medarbetare. Här finns alla de frågor som kan lugna den nya medarbetaren genom att släcka några frågetecken. Saker som kan vara bra att ha med är till exempel något om företagets kultur och rutiner - hur äter ni lunch? Har ni gemensamma fikapauser? Vilken dresscode har ni? Får ni träna på lunchen? Det kan även vara bra att ha med lite mer praktiska saker såsom parkering, semester och övertid. En idé är också att skicka med lite info om företaget, artiklar eller annat som frivilligt kan läsas innan första dagen för att personen ska ha lite mer kött på benen och självförtroende första dagen och kan komma in i arbetet så fort som möjligt.
5. Skicka ut startinfo
En vecka eller några dagar innan er nya medarbetare börjar så skickar ni ut ett mer praktiskt mail. Här skriver ni information inför den första dagen - när ska de komma, vad ska de ha på sig, hur ni äter lunch, hur kommer de in i lokalen och så vidare. Allt som är bra att veta och detaljer som kan minska nervositeten. Skicka även med ett schema för hur deras första vecka kommer att se ut och se även till att ha skapat en mail för den nya kollegan innan första dagen där ni redan har bjudit in till alla möten som personen ska delta på.
Följer ni dessa tips gör ni både er själva och den nya medarbetaren en tjänst. Förutom att er nya kollega känner sig bättre kommer även de redan anställda vara mer involverade i den nya personens ankomst eftersom att de redan har påbörjat en relation. Ni kan lugnt påbörja en mycket mindre stressig onboarding den första dagen eftersom att många frågetecken redan har retts ut. Ni kan nu fokusera helhjärtat på att få ert nyaste tillskott på fötterna samtidigt som hen känner sig trygg, informerad och sedd.
